Scrierea unui proiect este o activitate consistentă, care implică mai mulți specialiști din domenii diverse. Este dificil ca o singură persoană, oricât de multă experiență ar avea, să poată acoperi toate ariile de interes precum: management, resurse umane, achiziții publice, contabilitate și financiar. De aceea, estimarea competențelor și organizarea echipei sunt esențiale pentru acoperirea tuturor cerințelor specificate în ghidul solicitantului și pentru maximizarea șanselor pentru ca cererea de finanțare scrisă să devină câștigătoare.

În etapa de organizare a scrierii, vor fi analizate resursele necesare de timp, competențe și resurse materiale. Chiar și în cazul în care beneficiarul apelează la un serviciu externalizat de consultanță, conducerea organizației, împreună cu echipa ce urmează să implementeze proiectul, trebuie să participe activ, alături de consultant, la toate deciziile care se iau în scrierea cererii de finanțare, astfel încât beneficiarul proiectului să între în cunoștință de cauza în acest proces complex, cel de accesare și implementare a proiectelor europene. Analiza ghidului solicitantului si înțelegerea pe deplin a cerințelor finanțatorului sunt fundamentale, deoarece planul de scriere se poate face doar pe un fond solid de cunoaștere.